Gründerleitfaden kleine AG
(Letzte Überarbeitung: 8/2009)Checkliste
GmbH oder AG
Grundkapital
Vorstand
Aufsichtsrat
Gründungsprüfer
Firma
Gegenstand
Satzung
Rechtsberater
Aktien
Aktienurkunden
Nachgründungspflicht
Buchhaltung
SteuerberaterNotarielle Beurkundung
Notar allgemein
GründungssitzungGründungsprotokoll
Feststellung der Satzung
Zeichnung des Grundkapitals
Aufsichtsrat bestellen
Abschlussprüfer bestellen
Vollmacht für den NotarErste Aufsichtsratssitzung
Wahl des Vorsitzenden
Vorstand bestellenGründungskosten
Gründungsbericht
Gründungsprüfungsbericht
Anmeldung beim HandelsregisterWeiterer Ablauf
Handelsregister
Eintragung
Veröffentlichung
Persönliche Haftung vor der Eintragung
Wertpapierkennummer
Sonstiges
GmbH oder AG
Die Entscheidung zugunsten der Kapitalgesellschaft ist gefallen.
Überwiegen die Vorteile der AG die Nachteile gegenüber der GmbH?Die wichtigsten Vorteile der AG sind:
- einfache Übertragbarkeit der Anteile erleichtert die Beteiligung von Partnern und Mitarbeitern
- umfangreichere Möglichkeiten zur Eigenkapitalbeschaffung
- höheres Ansehen bei Kunden und Geschäftspartnern
- breite Gesellschafterbasis ist mit einfachen Mitteln realisierbarDie wichtigsten Nachteile der AG sind:
- schwer kontrollierbarer Fremdeinfluss ist möglich, wenn keine Vorkehrungen getroffen werden (z.B.: vinkulierte Namensaktien)
- Aktionärsverwaltung muss organisiert werden
- doppelte Anforderung an das Grundkapital
- Aufsichtsrat ist zwingend vorgeschrieben
- Vorschriften über Nachgründungspflicht müssen beachtet werden
Grundkapital
Ist das Mindestgrundkapital von 50.000 EURO vorhanden?
Bei Bargründung sind mindestens 25% bar einzuzahlen.
Bei Sachgründung muss der volle Gegenwert eingebracht werden.Vorsicht: Auch wenn nur 25% des Grundkapitals zunächst aufzubringen sind, muss der Rest zur Verfügung stehen. Bei Einpersonengründung besteht Sicherungspflicht (z.B.: Bankbürgschaft).
Risiko: Mehrere Gründer haften für ausstehende Einlagen gesamtschuldnerisch.
Tipp: Risikopotential mit einem Rechtsanwalt erörtern
Vorstand
Steht ein geeigneter Vorstand zur Verfügung?
Der Vorstand vertritt die Gesellschaft nach außen. Er kann aus einer oder mehreren Personen bestehen. Eine besondere Qualifikation ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, Sachkunde aber trotzdem sinnvoll. Gründer können gleichzeitig Vorstand sein. Ein Vorstand kann aber nicht gleichzeitig im Aufsichtsrat sein.Vorsicht: Dem Vorstand fällt eine besondere Sorgfaltspflicht gegenüber den Aktionären und Geschäftspartnern zu. Für fahrlässige Handlungen haftet der Vorstand häufig persönlich. Das habe ich nicht gewusst" ist fahrlässig und entbindet nicht von der Haftung.
Tipp: Ausreichend über die Pflichten eines Vorstandes informieren - im Zweifelsfall zielgerichtete Fragen mit einem Rechtsanwalt erörtern.
Hinweis: Ist ein Vorstandsmitglied gleichzeitig Gründer, muss eine zusätzliche Prüfung durch einen externen Gründungsprüfer erfolgen.
Aufsichtsrat
Steht ein geeigneter Aufsichtsrat zur Verfügung?
Mindestens drei Aufsichtsratsmitglieder sind erforderlich. Der Aufsichtsrat kontrolliert die Arbeit des Vorstandes im Interesse der Aktionäre und Gläubiger. Eine besondere Qualifikation ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, Sachkunde aber zumindest für den Vorsitzenden sinnvoll.Vorsicht: Auch der Aufsichtsrat kann bei Fahrlässigkeit persönlich in die Haftung genommen werden.
Tipp: Der Aufsichtsratsvorsitzende sollte über juristische Fachkunde verfügen oder bereit sein, sich intensiv in die Materie einzuarbeiten. Entsprechende Fachliteratur ist erhältlich.
Hinweis: Ist ein Aufsichtsratsmitglied gleichzeitig Gründer, muss eine zusätzliche Prüfung durch einen externen Gründungsprüfer erfolgen.
Gründungsprüfer
Wird ein externer Gründungsprüfer/Wirtschaftsprüfer benötigt?
Ein externer Gründungsprüfer wird erforderlich, wenn ein Mitglied des Vorstands oder Aufsichtsrats zu den Gründern gehört oder ein Strohmann" für Vorstand oder Aufsichtsrat Anteile übernimmt; ferner bei einer Sachgründung oder wenn einem Vorstand oder Aufsichtsrat eine Entschädigung für die Gründung gewährt wird.Hinweis: Der Gründungsprüfer wird auf Antrag der Gründer und Anhörung der IHK durch das Amtsgericht bestellt. Der Prüfer hat gewisse Anforderungen zu erfüllen und darf nicht anderweitig für die Gesellschaft tätig sein.
Tipp: Übernehmen die Gründer erst nach der Handelsregistereintragung eine Position als Vorstand oder Aufsichtsrat, entsteht keine externe Prüfungspflicht.
Firma
Wie soll die Gesellschaft heißen?
Die Firma ist der Name der Gesellschaft. Marketingüberlegungen sollten im Vordergrund stehen, aber nicht jede Bezeichnung kann als Firma verwendet werden. Im Zweifellsfall gibt die IHK Auskunft. Die Firma muss den Zusatz Aktiengesellschaft tragen.Tipp: Um Unannehmlichkeiten zu vermeiden (Zurückweisung durch das Registergericht), sollte die Zulässigkeit der Wunschfirma mit der IHK abgesprochen werden, da das Gericht im Zweifelsfall eine Stellungnahme der IHK anfordert.
Gegenstand
Was macht die Gesellschaft?
Der Schwerpunkt der Tätigkeit sollte für außenstehende Dritte klar erkennbar sein, andererseits sollte die Formulierung des Gegenstandes den Handlungsspielraum nicht zu sehr einschränken.Vorsicht: Wird der Gegenstand zu allgemein formuliert, droht die Zurückweisung durch das Registergericht.
Hinweis: Durch eine geschickte Formulierung des Gegenstandes lassen sich unter Umständen Nachgründungspflichten (siehe Nachgründungspflicht) vermeiden.
Satzung
Reicht eine Standardsatzung?
Neben den Pflichtangaben nach §23 AktG können die Gründer viele zusätzliche Punkte über die Satzung vereinbaren. Welchen Umfang die Satzung haben muss, kann nur individuell entschieden werden. Mitunter ist eine Standardsatzung besser, als eine schlecht vorbereitete Individualsatzung.Hinweis: Häufig werden "unglückliche Satzungsinhalte" erst nach Aufnahme des Geschäftsbetriebs erkannt. Satzungsänderungen kann die Hauptversammlung jederzeit mit einer Dreiviertel-Mehrheit beschließen.
Tipp: Wenn möglich, den Aktionärskreis in der Anfangsphase überschaubar halten. Eine breite Streuung erschwert Satzungsänderungsbeschlüsse, die am Anfang einkalkuliert werden sollten.
Rechtsberater
Individuelle Satzungen sollten mit großer Sorgfalt erstellt werden. Die Konsultation eines spezialisierten Rechtsanwaltes ist in diesem Fall sinnvoll. Standardsatzungen passt der Notar ohne zusätzliche Kosten an.
Hinweis: Der Rechtsberater kann nur sinnvoll arbeiten, wenn die Gründer wissen was sie wollen. Unbedingt vor der Befragung des Juristen die zu regelnden Punkte klären und schriftlich fixieren.
Aktien
Vorzugsaktie, Stammaktie, Inhaberaktie, Namensaktie, vinkulierte Namensaktie?
Das Grundkapital wird in Aktien eingeteilt, entweder nach dem Nennwert (Mindestnennwert 1 Euro) oder nach Stückelung (rechnerischer Mindestnennwert ebenfalls 1 Euro). Aktien können mit Vorzügen ausgestattet werden (z.B. Vorrechte bei der Gewinnverteilung, dafür Einschränkung des Stimmrechtes).
Inhaberaktien ermöglichen eine anonyme Teilhaberschaft. Bei Namensaktien sind die Aktionäre der Gesellschaft bekannt und werden in einem Aktienregister nach §67 AktG registriert. Die Übertragbarkeit von Namensaktien lässt sich durch Vinkulierung einschränken.Hinweis: Die Wahl der Aktien wirft nicht nur rechtliche, sondern vor allem auch organisatorische Fragen auf. Vor einer Entscheidung sollten die Vor- und Nachteile sorgfältig analysiert werden.
Tipp: Die Namensaktie bietet die Möglichkeit, direkt mit den Aktionären in Kontakt zu treten und Einfluss auf die Gesellschafterstruktur zu nehmen. Das Aktienregister erleichtert eine bankenunabhängige Verwaltung der Aktionäre.
Aktienurkunden
Nach §10 AktG kann der Verbriefungsanspruch des Aktionärs eingeschränkt oder durch eine Globalurkunde befriedigt werden. Werden Urkunden ausgegeben, bestehen bei nicht börsennotierten Unternehmen neben den Pflichtangaben keine Formvorschriften.
Vorsicht: Bei Namensaktien darf eine Globalurkunde nur für maximal 5 Aktionäre ausgestellt werden, sonst entsteht ein Konflikt mit dem Depotgesetz (genehmigungspflichtige Finanzdienstleistung nach §32 KWG). Siehe dazu auch BaFin: Globalaktie kleine AG
Tipp: Sammelurkunden für die einzelnen Aktionäre ausstellen und Verbriefungskosten satzungsgemäß dem Aktionär auferlegen. Alternativ Kooperation mit depotführender Bank.
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Nachgründungspflicht
Sind nachgründungspflichtige Geschäftsvorfälle zu erwarten?
Eine Nachgründungspflicht entsteht, wenn in den ersten 2 Jahren nach der Handelsregistereintragung Erwerbsgeschäfte getätigt werden, die 10% des Grundkapitals übersteigen. Dieser Vorgang käme einer Sachgründung gleich, muss von der Hauptversammlung beschlossen, extern geprüft und beim Handelsregister angemeldet werden.Hinweis: Diese Vorschriften wurden im Zuge der neuen Namensaktiengesetze NaStraG (rückwirkend zum 1.1.2000) dahingehend gelockert, dass nur noch Geschäfte mit Gründern, Vorstand oder Aufsichtsrat nachgründungspflichtig sind.
Tipp: Die Nachgründungspflicht lässt sich vermeiden, wenn der Erwerbsvorgang für den Gegenstand des Unternehmens zwingend erforderlich ist.
Vorsicht: Was zwingend erforderlich ist, lässt sich nicht immer klar bestimmen. Im Zweifelsfall einen fachkundigen Rechtsanwalt befragen.
Buchhaltung
Wer soll die Bücher führen?
Die vollkaufmännische (doppelte) Buchhaltung ist nach den Vorschriften des HGB für kleine Kapitalgesellschaften erforderlich. Für die Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Buchhaltung ist der Vorstand verantwortlich. Die Buchhaltung kann an einen externen Dienstleister (z.B. Steuerberater) abgegeben werden. Die Jahresabschluss- und Veröffentlichungspflichten gleichen der GmbH.Hinweis: Auch wenn ein Steuerberater die Verantwortung für die Buchhaltung übernimmt, ist es notwendig, dass der Vorstand die Buchhaltung nachvollziehen kann. Fachliteratur ist ausreichend erhältlich.
Tipp: Es gibt Buchhaltungsprogramme ab 150,- , mit denen die vollkaufmännische Buchhaltung einschließlich Jahresabschluss sehr gut organisiert werden kann (Grundkenntnisse vorausgesetzt).
Steuerberater
Wird ein Steuerberater benötigt?
Die steuerliche Gesetzgebung ist kompliziert und ändert sich häufig. Langfristig kann kaum ein Unternehmen auf eine externe Steuerberatung verzichten, auch wenn diese nicht zwingend vorgeschrieben ist. Andererseits muss nicht jede Steuerfrage unbedingt von einem Steuerberater beantwortet werden.Hinweis: Auch der Steuerberater kann nur sinnvoll arbeiten, wenn die Gründer wissen, welche Fragen sie haben. Vor dem Besuch des Steuerberaters unbedingt die persönlichen Verhältnisse und Fragen schriftlich fixieren und gezielt abarbeiten.
Tipp: Den Steuerberater am besten auf Grund positiver Empfehlungen oder Erfahrungsberichte von vertrauenswürdigen Geschäftsfreunden auswählen.
Notar allgemein
Ein gutes Notariat ist ein Full-Service-Dienstleister, der sämtliche Gründungsformalitäten erledigt und auch beratend zur Seite steht. Ist eine Standardgründung mit Standardsatzung geplant, können sämtliche Verträge durch das Notariat erstellt und angepasst werden. Zusätzliche Gebühren fallen hierfür nur in Ausnahmefällen an.
Gründungssitzung
Wenn alle Verträge vorbereitet sind, kann die Gründungssitzung mit dem Notar, den Gründern, dem künftigen Aufsichtsrat und dem künftigen Vorstand stattfinden. Der Notar verliest sämtliche Schriftstücke.
Gründungsprotokoll
Das Gründungsprotokoll wird von den Gründern unterzeichnet und vom Notar beurkundet. Es enthält folgende Angaben:
Feststellung der Satzung
Die Satzung wird von den Gründern bestätigt und als Anlage beigefügt.Zeichnung des Grundkapitals
Es wird festgelegt, in welcher Form das Grundkapital aufzubringen ist, bei Bargründung, wie viel sofort eingezahlt werden muss (mindestens 25%).Aufsichtsrat bestellen
Der erste Aufsichtsrat wird namentlich genannt.Abschlussprüfer bestellen
Auch wenn kein externer Gründungsprüfer erforderlich ist, muss ein Abschlussprüfer für das erste Geschäftsjahr bestellt werden.Hinweis: Die Bestellung bedeutet nicht, dass der Prüfer auch benötigt wird.
Vollmacht für den Notar
Der Notar wird bevollmächtigt, Erklärungen im Namen der AG abzugeben, die für die Handelsregistereintragung erforderlich sind und Änderungen in der Urkunde bzw. Satzung vorzunehmen.Hinweis: Die Vollmacht ist nicht zwingend erforderlich, aber sinnvoll, um die Formalitäten bzgl. der Anmeldung beim Registergericht auf das Notariat zu übertragen und eine schnelle Reaktion auf Beanstandungen zu ermöglichen.
Erste AufsichtsratssitzungDer Aufsichtsrat hält formell seine erste Sitzung ab und erklärt seine Bereitschaft, die Mandate anzunehmen. Es wird ein Vorsitzender und sein Stellvertreter gewählt, anschließend der Vorstand vom ersten Aufsichtsrat ernannt. Der Vorsitzende unterschreibt die protokollierten Beschlussfassungen.
Hinweis: Das Protokoll des Aufsichtsrats wird in der Regel von dem Notariat vorbereitet.
GründungskostenDer Vorstand unterzeichnet eine Auflistung der Gründungskosten (Kostenschätzung).
Hinweis: Die Übernahme der Gründungskosten kann satzungsgemäß der AG auferlegt werden. Die Auflistung ist erforderlich, um festzustellen, ob sich die Kosten in einem angemessenen Rahmen bewegen.
GründungsberichtDie Gründer müssen einen Gründungsbericht anfertigen (wird i.d.R. vom Notar erstellt) und unterschreiben.
Hinweis: Der Gründungsbericht enthält Angaben über die ordnungsgemäße Bereitstellung des Grundkapitals, die zum Zeitpunkt der Beurkundung i.d.R. noch nicht erfolgt ist. Daher kann der Gründungsbericht während der Sitzung nur vorbereitet werden.
GründungsprüfungsberichtAufsichtsrat und Vorstand müssen einen Gründungsprüfungsbericht anfertigen (wird i.d.R. vom Notar erstellt) und unterschreiben.
Hinweis: Der Gründungsprüfungsbericht enthält Angaben über die ordnungsgemäße Bereitstellung des Grundkapitals, die zum Zeitpunkt der Beurkundung i.d.R. noch nicht erfolgt ist. Daher kann der Gründungsprüfungsbericht während der Sitzung nur vorbereitet werden.
Anmeldung beim HandelsregisterGründer, Vorstand und Aufsichtsrat müssen die Gesellschaft zur Eintragung in das Handelsregister anmelden. Der erforderliche Schriftsatz wird vom Notar erstellt. In der Anmeldung erklären die Beteiligten, dass sie nicht wegen einer Konkursstraftat oder ähnlichem verurteilt wurden. Der Notar belehrt über die Rechtsfolgen falscher Angaben und beglaubigt die Unterschriften.
Hinweis: Die Anmeldung wird vom Notariat erst weitergeleitet, wenn die übrigen Voraussetzungen gegeben sind (insbesondere das Grundkapital zur Verfügung steht). Während der Sitzung kann die Anmeldung nur vorbereitet werden.
Grundkapital einzahlen
Nach der Notariellen Beurkundung befindet sich die AG in Gründung. Mit einer Kopie der Gründungsurkunde kann im Namen der Gesellschaft ein Bankkonto eröffnet werden. Bei der Bargründung ist das vereinbarte Grundkapital einzuzahlen. Die Bank stellt eine Bescheinigung aus, dass das Kapital zur endgültigen freien Verfügung des Vorstandes bereitsteht.
Hinweis: Die Bezeichnung "AG in Gründung" ist immer anzugeben, solange die Gesellschaft noch nicht im Handelsregister eingetragen wurde.
Vorsicht: Wird der Zusatz "in Gründung" vergessen, kann der Vorstand für daraus resultierende Schäden persönlich in die Haftung genommen werden.
Bestätigung einreichen
Die Bescheinigung der Bank, dass das Kapital zur endgültigen freien Verfügung des Vorstandes steht, ist beim Notariat abzugeben. Das Notariat veranlasst die weiteren Schritte zur Anmeldung im Handelsregister.
Eintragung
Wenn keine Komplikationen eintreten, erfolgt die Eintragung in das Handelsregister. Ein Registerauszug wird automatisch an die Gesellschaft geschickt.
Hinweis: Das Registergericht fordert zunächst einen Kostenvorschuss an. Die weitere Bearbeitung erfolgt erst nach der Zahlung des Vorschusses.
Veröffentlichung
Die Bekanntmachung der Eintragung erfolgt im Bundesanzeiger und in einer regionalen Tageszeitung. Die Aufträge erteilt das Registergericht.
Vorsicht: Nach der Veröffentlichung der Bekanntmachung versuchen häufig unseriöse Unternehmen mit fingierten Rechnungen Veröffentlichungsgebühren zu erschleichen.
Tipp: Die Veröffentlichungskosten werden i.d.R. über das Registergericht abgerechnet. Im Zweifelsfall vorher erkundigen.
Persönliche Haftung vor der Eintragung
Wird der Geschäftsbetrieb vor der Eintragung in das Handelsregister aufgenommen, haften die Gesellschafter persönlich für eventuelle Verlustvorträge. Dies gilt nicht für die von der Gesellschaft übernommenen Gründungskosten.
Tipp: Zum Stichtag der Eintragung eine Zwischenbilanz aufstellen und abheften. Diese gibt Klarheit über die Höhe der eventuellen Nachschusspflicht.
Wertpapierkennnummer
Eine Wertpapierkennnummer ist bei nicht börsennotierten AGs nicht zwingend erforderlich, verleiht den ausgegebenen Aktien aber einen offiziellen Charakter und kann für eine einfachere Identifizierung des Papiers förderlich sein.
Hinweis: Bei Bedarf die Wertpapierkennnummer von der offiziellen Vergabestelle WM-Datenservice in Frankfurt gegen Kostenerstattung (Festpreis 10/2007: 150,- ) anfordern.
HAFTUNGSAUSSCHLUSS
Dieser Gründerleitfaden ist als Anregung ohne Garantie auf Vollständigkeit oder Richtigkeit zu verstehen. Trotz sorgfältiger Recherche können Fehlinterpretationen auf Grund unverständlicher oder unrichtiger Formulierungen nicht ausgeschlossen werden. Für daraus entstandene Schäden übernimmt die namensaktie.de GmbH keine Haftung. Der Gründerleitfaden ersetzt unter gar keinen Umständen eine individuelle Beratung durch den Steuerberater oder Rechtsanwalt.
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